AFM-proof adviseren: checklist voor uw dossier

Bij een toezichtonderzoek van de AFM draait het zelden om de vraag of uw advies inhoudelijk deugde. Het draait om de vraag of u dat kunt áántonen. Een goed advies met een mager dossier is voor de toezichthouder een mager advies. Met de checklist in dit artikel loopt u per dossier na of uw vastlegging op orde is — voordat iemand anders dat doet.

Waarom een checklist werkt

De Wft-zorgplicht beschrijft wát u moet vastleggen, maar in de dagelijkse praktijk sneuvelt vastlegging door tijdsdruk en routine: het gesprek is gevoerd, het advies is gegeven, en de notitie komt later — of nooit. Een vaste checklist per dossier maakt van vastlegging een gewoonte in plaats van een goed voornemen.

De checklist

Loop per adviesdossier de volgende punten na. Elk punt beantwoordt u met “vastgelegd en terugvindbaar” — half vastgelegd telt niet.

A. Klantbeeld

• Bedrijfsactiviteiten volledig geïnventariseerd, inclusief nevenactiviteiten en recente veranderingen
• Financiële situatie actueel: omzet, personeelsbestand, balanswaarden van inventaris en voorraad
• Wensen en risicobereidheid van de klant in de woorden van de klant genoteerd, niet alleen als conclusie
• Datum en aanleiding van het contactmoment vastgelegd

B. Analyse en advies

• Risico-inventarisatie gedocumenteerd: welke risico’s zijn beoordeeld en op basis waarvan
• Motivering per adviespunt: niet alleen wát u adviseert, maar waaróm dit passend is voor déze klant
• Beoordeelde alternatieven benoemd, ook als u ze afraadt
• Verstrekte productinformatie genoteerd: wat heeft de klant ontvangen en wanneer

C. Besluit van de klant

• Keuze van de klant vastgelegd, ook als die afwijkt van uw advies
• Bij afwijking: gewaarschuwd en gedocumenteerd dat de klant bewust anders kiest
• Bevestiging naar de klant gestuurd en een kopie in het dossier

D. Nazorg

• Volgend onderhoudsmoment ingepland, bijvoorbeeld bij premieverlenging of jaarcijfers
• Elke herbeoordeling vastgelegd, ook als de conclusie “geen wijziging nodig” is
• Signalen tussentijds verwerkt: verhuizing, groei, nieuwe activiteiten van de klant

E. Vindbaarheid

• Alles op één plek: geen losse mails, papieren notities of privé-aantekeningen buiten het dossier
• Chronologie reconstrueerbaar: wie deed wat, wanneer — met tijdstempels
• Binnen enkele minuten aan te leveren als de AFM erom vraagt

De drie punten waar het meestal misgaat

Uit de praktijk zien wij dat dossiers vooral stranden op drie punten. Ten eerste de motivering: er staat wat er is geadviseerd, maar niet waarom. Ten tweede de nazorg: na het afsluiten wordt het dossier stil, terwijl de zorgplicht doorloopt. Ten derde de vindbaarheid: de informatie bestaat wel, maar verspreid over mailboxen en mappen — en wat u niet binnen redelijke tijd kunt tonen, bestaat voor de toezichthouder niet.

Maak het uzelf makkelijk

Een checklist werkt alleen als het invullen weinig moeite kost. Standaardiseer daarom uw rapportageformat en laat uw systemen het werk doen: een gestructureerd gegenereerd risicorapport dekt de analyse- en motiveringspunten uit sectie B automatisch af, met tijdstempel en al. Zo blijft uw eigen aandacht over voor de punten die geen systeem voor u kan doen: het klantgesprek en het advies zelf.

Tot slot

Kortom: AFM-proof adviseren is geen kwestie van meer werk, maar van consequent werken. Loop de checklist de komende maand na bij elk nieuw adviesdossier én bij drie bestaande dossiers. De gaten die u in die drie dossiers vindt, vertellen u precies waar uw werkwijze aanscherping nodig heeft.