Software voor advieskantoren
Polisbeheer is één laag. Risicoanalyse is een andere.
Zoekt u software voor polisbeheer, dan komt u drie verschillende soorten systemen tegen die vaak op één hoop worden gegooid. Op deze pagina leest u wat elk van die lagen doet, welke vraag ze beantwoorden en waar PolisCheck+ past, inclusief wat wij nadrukkelijk niet doen.
Drie lagen, drie vragen
Wat “polisbeheer software” in de praktijk betekent
De term dekt drie verschillende dingen. Wie een systeem zoekt, stelt daarom eerst vast welke van deze drie vragen hij wil beantwoorden. Een systeem dat de ene vraag goed beantwoordt, beantwoordt de andere meestal niet.
Laag 1
Het assurantiepakket
ANVA, CCS, iCAS, Polisdossier
Houdt de polisadministratie bij, beheert relaties en verwerkt provisie- en incassostromen. Dit is het systeem waar het kantoor administratief op draait.
“Weet ik welke polissen mijn klant heeft en klopt de administratie?”
Laag 2
Het polisdossier
Documentbeheer, digitaal klantdossier, archief
Bewaart de polisbladen, correspondentie en adviesdocumenten per klant, doorzoekbaar en met een bewaartermijn die aansluit op de Wft.
“Kan ik terugvinden wat er is afgesproken en vastgelegd?”
Laag 3
De risicoanalyse
PolisCheck+
Hier zit PolisCheck+
Vergelijkt de aanwezige dekking met het risicoprofiel van de klant en signaleert wat ontbreekt, geprioriteerd op impact, met een rapport als onderbouwing.
“Wat heeft mijn klant níet, en kan ik aantonen dat ik dat heb besproken?”
PolisCheck+ is dus geen assurantiepakket en geen documentarchief. Het vervangt ANVA, CCS, iCAS of Polisdossier niet, maar werkt ernaast. Hoe die samenwerking eruitziet, leest u op de pagina overPolisCheck+ naast uw assurantiepakket.
Waar polisbeheer ophoudt en risicoanalyse begint
Een polisadministratie is een register van wat er ís. Zij vertelt u nauwkeurig welke dekkingen uw klant heeft afgesloten, wat de premies zijn en wanneer de prolongatie valt. Wat zij per definitie niet kan tonen, is wat er ontbreekt: een polis die niet is afgesloten, staat nergens geregistreerd.
Juist daar zit het advieswerk. De tienmeest gemiste dekkingshiaten in het MKBzijn hiaten die geen enkel administratief systeem signaleert, omdat er niets over te administreren valt. Ze komen boven water door het risicoprofiel van de klant naast zijn dekking te leggen, en dat verschilt per branche:elke branche mist andere dekkingen.
Voor de Wft-zorgplicht is dat verschil wezenlijk. U moet passend adviseren én kunnen aantonen dát u dat heeft gedaan, inclusief de risico's die u hebt besproken en waar de klant bewust van heeft afgezien. Hoe u dat vastlegt, staat in ons artikel overde Wft-zorgplicht en documentatie.
Bij de keuze
Vier vragen die u aan elke leverancier stelt
Wat is de kernvraag die u wilt beantwoorden?
Administratie op orde krijgen is een andere vraag dan hiaten signaleren. Software die het eerste goed doet, doet het tweede zelden, en andersom. Begin bij de vraag.
Hoe komt de data binnen?
Een systeem dat handmatige invoer vraagt, wordt na drie maanden niet meer bijgehouden. Kijk naar wat er automatisch binnenkomt: uit het handelsregister, uit polis-PDF’s, uit een bestaande export.
Wat levert het op als bewijslast?
De Wft-zorgplicht vraagt om passend advies én om het kunnen aantonen daarvan. Een systeem dat geen exporteerbaar dossier oplevert, helpt u bij een toetsing niet.
Hoe zit het met de klantgegevens?
Polisdata is bijzonder gevoelig. Vraag naar de verwerkingslocatie, de verwerkersovereenkomst en of klantgegevens worden gebruikt voor het trainen van modellen.
Op die laatste vraag geven wij zelf antwoord op de pagina overbeveiliging en compliance. Kort samengevat: verwerking binnen de EU, een verwerkersovereenkomst die u kunt downloaden, en klantgegevens die niet worden gebruikt om modellen te trainen.
Past dit naast uw huidige systemen?
Wij laten u graag zien hoe PolisCheck+ zich verhoudt tot het pakket waar uw kantoor al mee werkt. Geen verkooppraatje, maar een inhoudelijk gesprek over waar de risicoanalyse begint.